Essentiële info voor blend coaches

Instroom klanten

 

Je krijgt de gegevens van potentiële klanten doorgestuurd via je Blend mail. Je neemt dan (liefst de dag zelf maar sowieso binnen de 24u) telefonisch contact op met hen om samen te bekijken wat de loopbaanvraag is en of je deze persoon hiermee kan verder helpen. Je licht kort de manier toe waarop je werkt. 

De potentiële klant geeft in het inschrijvingsformulier aan wanneer hij/zij bereikbaar is in de komende dagen. Als dit moment de dag zelf is, bel je hem/haar op, als dat moment langer duurt dan 24u, graag even een smsje of mailtje sturen om aan te geven dat je de aanvraag goed ontvangen hebt en contact zal opnemen op xx/xx/xx om xx uur. 

Het is belangrijk dat elke klant die via Blend instroomt de volledige Blend experience krijgt. Indien je een mailtje stuurt naar (potentiële) Blend klanten doe je dit telkens met je Blend e-mailadres incl Blend e-mailhandtekening (geen eigen logo). 

Ben je een tijdje niet beschikbaar om binnen 24u te reageren op aanvragen (bv vakantie)? Geef dit dan door via de Blend agenda zodat we hier rekening mee kunnen houden bij het doorsturen van de aanvragen. De handleiding hiervoor vind je hier.

 

Als er een match is maak je een afspraak voor een eerste sessie. 

Is er een andere Blend coach die beter past bij de loopbaanvraag, dan kan je laten weten dat deze coach contact zal opnemen met de potentiële klant. Je stuurt het aanvraagformulier dat jij hebt ontvangen dan door naar de coach met de vraag of zij contact opneemt met de potentiële klant. 

Voor elke klant die je doorgestuurd krijgt via Blend vul je dit formulier in. Doe dit meteen nadat je contact opgenomen hebt met de potentiële klant. Je mag dit formulier meerdere keren per klant invullen. Hoe sneller jullie me feedback bezorgen hoe beter ik de marketinginspanningen kan optimaliseren. Je hoeft dit formulier niet in te vullen voor klanten die je zelf aanbrengt.

Loopbaanbegeleiding zelf 

 

Het is heel belangrijk dat je voor elk loopbaanbegeleidingstraject (1 loopbaanbegeleidingstraject = 4 uur) volgende documenten in orde brengt.

 

  1. Contract tussen het loopbaancentrum en de klant | Dit contract zal door jou als loopbaanbegeleider en de klant in tweevoud ondertekend worden. Eén exemplaar wordt meegegeven met de klant, het andere exemplaar bezorg je aan Aurélie samen met de andere documenten wanneer het traject afgerond is. Let op: geen scan of kopie, je dient het origineel te bezorgen. 

  2. Gedragscode | Deze dient meegegeven te worden met de klant of mag ook per mail doorgestuurd worden naar de klant.  

  3. Bewijs van deelname | Dit dient per contactmoment door de klant ondertekend te worden. Er wordt telkens gewerkt in blokken van 30 min met een min van 30 min en een max van 2u. Op het einde van het traject bezorg je dit document samen met de andere documenten aan Aurélie. (Geen scan of kopie, maar het origineel).

  4. Persoonlijk ontwikkelingsplan | Tijdens het loopbaanbegeleidingstraject wordt er een POP opgemaakt om de ontwikkeling van de coachee in kaart te brengen. Hiervoor gebruik je het A3 document in Blend huisstijl of deze documenten (POP 1 - POP2).  Er hoeven niet noodzakelijk 2 aparte POP's ingevuld te worden wanneer een klant 2 loopbaancheques inzet. Er mag 1 POP opgemaakt worden voor de 8u samen maar  VDAB moet wel kunnen afleiden uit een totaalPOP wat aan bod kwam en als acties werd geformuleerd tijdens cheque 1 en wat tijdens cheque 2. Het proces over 2 loopbaancheques heen moet dus af te leiden zijn, best door ergens tussentijdse acties en data te noteren. Op het einde van het traject bezorg je een kopie van het POP aan Aurélie samen met de andere documenten. Wil je het POP digitaal bezorgen? Doe dat niet per mail naar Saskia maar sla het meteen op in dropbox in de map 'POP klanten' met als naam "POP voornaam klant + achternaam kant en eventueel cheque 1 of cheque 2". 

Nadat de loopbaanbegeleiding is afgerond, vraag je aan je klant om een evaluatie in te vullen. Ze kunnen dit doen viwww.yourblend.be/feedback. Het is belangrijk voor de VDAB dat de klant deze evaluatie ook effectief invult. Je volgt dit goed op zodat we van iedere klant een evaluatie krijgen. Heeft de klant na 2 reminders de evaluatie nog niet ingevuld dan voeg je deze communicatie bij in je dossier. Je krijgt een kopie van de evaluatie in je mailbox.

Het is eveneens belangrijk dat er een tussentijdse evaluatie gebeurd. Dit kan mondeling gebeuren aan het begin van de sessie. Loopt het traject naar wens? Zijn er zaken die je anders zou willen aanpakken? Zo vermijd je dat pas op het einde van het traject duidelijk wordt dat de klant zaken anders had gewild.

Bezorging van de documenten

Je bezorgt de afgeronde dossiers (een afgerond dossier = 1 cheque) minimum 1x per kwartaal aan Aurélie. In het geval van een audit bezorg je alle afgeronde dossiers ten laatste op de datum die doorgegeven werd door Aurélie. 

Wanneer een klant gebruik maakt van een tweede cheque en je maakt 1 POP voor de 2 cheques, bezorg je de POP bij het afgeronde dossier van cheque 2 en vermeld je dit bij cheque 1. Maar je bezorgt dan al wel contract en aanwezigheidslijst van cheque 1. 

 

Bij voorkeur steek je de dossiers zelf in de brievenbus (Thisiusstraat 4, 2100 Deurne). Als je gebruik maakt van de Post, doe je dit op eigen verantwoordelijkheid en check je na een paar dagen bij Aurélie of ze goed toegekomen zijn. 

Je dient enkel dossiers in die 100% volledig en in orde zijn. 

Extra toelichting POP

 

Het POP is een belangrijk document voor VDAB waaraan de kwaliteit van de begeleiding wordt getoetst tijdens een audit. Uit het POP moet heel duidelijk blijken hoe de begeleiding verlopen is en welke stappen de coachee heeft gezet dankzij de loopbaanbegeleiding. Het is dus niet een document om snel administratief in orde te brengen. Het is de bedoeling dat het ondersteunend werkt voor het proces van de coachee. De bedoeling is dat de coachee de eigenaar is van zijn proces en dus ook van het POP. Het POP wordt ingevuld door de coachee zelf zodat hij/zij ook inzicht krijgt in de stappen die gezet worden. Het POP bestaat uit inzichten maar dient ook acties te omvatten. De bedoeling is dus dat loopbaanbegeleiding niet enkel bij inzichten blijft maar dat er ook effectief stappen worden gezet (ook al zijn het kleine stappen). De opmerking die we gekregen hebben bij de vorige audit was dat de POP's te weinig concrete acties bevatten. Dus daar mag je zeker voldoende aandacht aan besteden.

Definitie van POP door VDAB

“Onder POP verstaan we minimaal een ondersteund proces met als doel de arbeidsmarktgerichte persoonlijke ontwikkeling van het individu te bevorderen. Een POP bevat de volgende kernelementen:

–  een reflectie door het individu opgemaakt (eventueel samen met de begeleider) over zijn eigen loopbaan en/of competenties

–  met als resultaat een doel mbt de eigen loopbaan en/of competenties. Aan dit doel is een (opvolgbaar) actieplan gekoppeld

–  de uitvoering van dit actieplan

–  een evaluatie van het actieplan waarin gereflecteerd wordt over het eigen leren of het al dan niet

behalen van de doelen

Een POP kan meer reflexief dan wel meer actiegericht van aard zijn. Bij een reflexief POP staat de reflectie over de loopbaan en competenties en het benoemen van een doel centraal, bij een actiegerichte POP mondt deze reflectie uit in een actieplan.”

Wat mag betaald worden met LBC?

 

Het is uiterst belangrijk dat loopbaancheques van VDAB enkel ingezet worden voor loopbaanbegeleiding. Dit wordt streng gecontroleerd door VDAB en indien dit niet correct verloopt, dient de volledige subsidie (1.020 euro) terugbetaald te worden!

 

Er is een belangrijk verschil tussen:

LBB & burn-out en bore-out begeleiding

LBB & therapie

LBB & life coaching

LBB & training en opleiding

LBB & ondernemingscoaching

LBB & outplacement

LBB & studieadvies en begeleiding

LBB & eindeloopbaan advies

 

VDAB heeft hierover een duidelijk document opgesteld. Lees dit goed door en raadpleeg het wanneer je twijfelt. Je vind het hier

 

Wanneer je afwijkt van de standaard 1 op 1 coaching en graag groepssessies wil organiseren of e-coaching wil doen, dient er ook aan bepaalde voorwaarden voldaan te zijn. Deze kan je hier lezen. 
 

Twijfel je nog over iets of het wel of niet binnen LBB valt, vraag het na bij Aurélie. Zij kan dit aftoetsen bij de verantwoordelijke van VDAB. 

Uitbetaling

 

REGISTRATIE VAN JE UREN

Elke loopbaanbegeleider krijgt toegang tot het systeem van de VDAB en geeft zijn/haar gepresteerde uren zelf in in het systeem van de VDAB. Er is een uitgebreide handleiding van VDAB waar je kan terugvinden hoe dit systeem precies werkt (klik hier voor deze handleiding). 

Geef je uren ten laatste een aantal dagen voor het einde van de maand in in het systeem. Enkel de uren die voor de deadline van VDAB zijn ingegeven, worden in het begin van de daaropvolgende maand uitbetaald. De uren die pas daarna worden ingegeven, worden meegenomen in de uitbetaling van de maand daarna.

Rond de 5de van elke maand stuurt Saskia je een mail met het bedrag dat je mag factureren voor de voorbije maand.

Saskia bezorgt je daarbij een duidelijke tabel met een overzicht van de begeleidingen die je mag factureren. Dit zijn de uren die je hebt geregistreerd in het systeem na de vorige afrekening en voor het einde van de vorige maand.

Je factuur dient volgende gegevens te bevatten. 

- Het moet duidelijk zijn dat het over loopbaanbegeleiding gaat.

- Namen van de klanten waarvoor je factureert

- Aantal uren begeleiding 

- Tarief: 90 of 110 euro

- Totaalbedrag per klant

Voorbeeld

 

Je stuurt je factuur naar admin@soulworx.be. Van zodra wij jouw factuur ontvangen zorgen wij voor de uitbetaling.

 

Facturatieadres Soulworx:

Aurélie de Kinderen

Goudbloemlaan 31

2970 Schilde

BE0735.712.831

Communicatie naar jouw klanten

 

i.v.m. het verplicht gebruik van de werkingsnaam en het logo van het gemandateerd loopbaancentrum door onderaannemers:

In alle communicatie door onderaannemers over loopbaancheques van VDAB moet de werkingsnaam (BLEND) en het logo van het gemandateerde loopbaancentrum, waarvoor zij werken, steeds vermeld worden. 

 

vb Voor loopbaanbegeleiding werk ik samen met Blend. Blend is een erkend loopbaancentrum. Dit betekent dat je met loopbaancheques van VDAB kan betalen. Je betaalt dan slechts 80euro voor 8u individuele begeleiding.

Het is dus toegestaan dat onderaannemers op hun eigen website communiceren over loopbaanbegeleiding met de loopbaancheque, zolang zij steeds het logo van het gemandateerd centrum (logo Blend) gebruiken in combinatie met dat van de loopbaancheque (logo VDAB).

Let op: wanneer je communiceert over een aanbod met loopbaancheques (website, sociale media, mailing...) dien je van zodra je schrijft over loopbaancheques van VDAB meteen de verwijzing naar het erkende loopbaancentrum te maken (niet helemaal onderaan in je tekst). Er mag op geen enkel moment onduidelijkheid bestaan over wie het erkende loopbaancentrum is. 

i.v.m. de verantwoordelijkheid van de loopbaancentra voor aanpak van communicatie door onderaannemers:

Het gemandateerde loopbaancentrum is verantwoordelijk voor een correcte communicatie rond de loopbaancheque door hun onderaannemers (en hun medewerkers in het algemeen). Indien de communicatie door een onderaannemer of een medewerker rond het mandaat, het gebruik van de loopbaancheque, ... niet correct gebeurt, zal VDAB het gemandateerde centrum hiervoor verantwoordelijk houden en hierop aanspreken. Gemandateerde loopbaancentra hebben er dus alle baat bij om regelmatig te controleren of hun onderaannemers zich aan de regels rond communicatie houden. Dus zorg er zeker voor dat je hier steeds aan voldoet.

Nazorggesprek

Elke coachee heeft recht op een nazorggesprek van 30 min per LBC. Dit wordt niet apart vergoed door de VDAB. Het kan gaan om een mini sessie van een half uur, maar ook een korte vraag via mail of per telefoon. Het is belangrijk dat je dit vermeld nadat een cheque werd afgerond. Alles wat je in dit kader doet, mag je zeker registreren in het registratiesysteem van de VDAB.  Het nazorggesprek registreer je per half uur. Indien mogelijk tracht je dit gesprek te onderbouwen met hetzij een handtekening van de klant op het bewijs van deelname, hetzij een print van het mailverkeer.  

Locatie

 

Voor elke coach moet voor de VDAB duidelijk zijn op welke locatie die werkt. Dus start je op een nieuwe locatie? Laat het weten aan Aurélie. 

Je eigen ontwikkeling als loopbaancoach

 

Elke loopbaancoach dient jaarlijks ook een eigen persoonlijk ontwikkelingsplan op te stellen.

 

Dat doe je op basis van dit document

Is het de eerste keer dat je een POP opmaakt voor Blend? Gebruik dan dit document

Wanneer je POP ingevuld is, mag je die doormailen naar Saskia (admin@soulworx.be).

Info VDAB

 

VDAB heeft ook een eigen website met alle info voor gemandateerde loopbaancentra: die vind je hier. Je vindt er het volledige draaiboek met belangrijke info,. 

Contactgegevens

Chris Beuckels - chris@yourblend.be -  0478 24 29 54

Inge Van Hove - inge@yourblend.be - 0479 84 10 13

Julie de Kinderen - julie@yourblend.be - 0475 24 56 51

Justine Swolfs - justine@yourblend.be - 0473 63 45 61

Klaartje Ascoop - klaartje@yourblend.be - 0499 38 43 02

Marleen Auwaerts - marleen@yourblend.be - 0499 54 49 63

Nathalie Douxfils - nathalie@yourblend.be - 0497 52 29 32

Veerle Schoetens - veerle@yourblend.be - 0496 05 06 70

Joke Raeymaekers - joke@yourblend.be - 0475 28 20 07

Dominique Deffontaine - hello@yourblend.be - 0475 97 58 46

Aurélie de Kinderen - aurelie@soulworx.be - 0485 65 79 27

blend logo.png
5acb5f_7e7f4e88ce0744f7af9853b5d36c69fa~